Åpenhetsloven omfatter Office24 AS og deres datterselskaper Office24 Briskeby Media AS, Office24 Profil Huset AS og Office24 NTC Gave og Profilering AS.
Åpenhetsloven gjelder for større virksomheter i Norge som tilbyr varer og tjenester. Åpenhetsloven skal:
«Fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjonen av varer og tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.»
Dette arbeidet skal bidra med å nå to av FNs bærekraftsmål:
Nr 8: Anstendig arbeid og økonomisk vekst
Nr 12: Ansvarlig forbruk og produksjon
Vi har lagt til grunn OECD’s retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv i vår kartlegging og risikovurdering av våre leverandørkjeder.
Om Office24
Office24 med sine datterselskaper er forhandler av forbruksmateriell til kontor og industri, interiør, profilartikler, tekstil og gaveartikler. Vi kan tilby løsninger fra markedets beste leverandører – og fokuserer på kvalitetsprodukter som tilfredsstiller de fleste behov.
Vårt hovedkontor og administrasjon ligger i Tønsberg, og vi har avdelinger i Oslo, Kristiansand Sandefjord, Bergen og Hamar. Våre medarbeidere har lang erfaring og kunnskap om produktene og løsningene vi leverer. Kundebasen vår består av alt fra små og mellomstore bedrifter til større konsern, og vi leverer både til privat næringsliv og offentlig sektor.
Office24 har i en årrekke jobbet bevisst med leverandørkjeden for å sikre gode arbeids- og miljøforhold i alle ledd. Retningslinjer som dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø er utarbeidet for å tydeliggjøre hva vi forventer av våre leverandører. Det er også et krav om at våre leverandører videreformidler våre retningslinjer til sine underleverandører.
Office24 har ingen egen produksjon og eier ingen fabrikker, produktene vi tilbyr er fra en underleverandør.
Etiske retningslinjer (Code of Conduct):
Office24 tror på sosialt og miljømessig ansvar og etisk oppførsel, og forventer at deres forretningspartnere gjør det samme. Vi jobber med langsiktig bærekraft i tankene, som også inkluderer å bygge bærekraftige relasjoner med våre forretningspartnere. Videre har Office24 og våre forretningspartnere en forpliktelse overfor alle interessenter til å overholde høye standarder for integritet og rettferdig håndtering. Dette er grunnlaget for og grunnen til at Office24 har laget vår Business Partner Code of Conduct. Våre retningslinjer og forretningspartneres atferdskodeks er videre basert på:
- FNs verdenserklæring om menneskerettigheter og tilknyttede FN-konvensjoner
- ILOs trepartserklæring om prinsipper vedrørende multinasjonale foretak og sosialpolitikk
- OECDs retningslinjer for multinasjonale foretak
- UN Global Compact • ISO 14001
Vår Code of Conduct gjelder for alle leverandører og forretningspartnere som leverer produkter eller tjenester til Office24 eller deres datterselskaper. Våre retningslinjer er utarbeidet med krav til:
- Konkurranse og antikorrupsjon
- Menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter
- Barnearbeid
- Tvangsarbeid
- Organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger
- Arbeidskontrakter, arbeidstid og kompensasjon
- Diskriminering, trakassering og mangfold
- Alkohol og / eller rusmisbruk
- Miljø og bærekraft
- Forbrukerinteresser og produktsikkerhet
- Ansvarlig anskaffelse av mineraler
Forankring av ansvarlighet
Office24 vil kontinuerlig jobbe for å fremme menneske- og arbeidstakerrettigheter i sine forhandlerkjeder. Selskapet har forankret arbeidet med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold under Åpenhetsloven i styret og utpekt en ansvarlig til å følge opp det praktiske arbeidet med aktsomhetsvurderingene under Åpenhetsloven. Den ansvarlige har jevnlig rapport til daglig leder og styret om arbeidet som har blitt gjort under Åpenhetsloven, og vil også gjøre det framover.
Vi stiller samme krav til våre leverandører og deres underleverandører. Eventuelle risikoer og spørsmål som blir avdekket av våre aktsomhetsvurderinger skal vurderes som en del av vårt pågående arbeid med kontinuerlig forbedring. Videre vil Office24 fortsette å utvikle og styrke vårt samarbeid med våre leverandører og samarbeidspartnere. Dette vil bli gjort gjennom våre interne retningslinjer, som blir forankret i hele vår virksomhet. Ved å ha klare retningslinjer på plass sikrer vi at alle ansatte er kjent med og forstår de forventningene vi har til våre leverandører når det gjelder samfunnsansvar og etisk drift.
Kartlegging og vurderinger av leverandørkjeden
Generelle risikovurderinger
Office24 vurderer risiko for brudd på arbeidstakers- og menneskerettigheter i våre forhandlerledd. Dette er et arbeid vi har hatt søkelys på i mange år, og vi ønsker å jobbe for å sikre handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø – og setter høye krav til dokumentasjon fra våre leverandører.
Mange av de produktene vi leverer er produsert i land der det er risiko for at rettigheter brytes. Det krever at vi følger våre leverandører nøye.
Vi vurderer risiko for brudd på rettigheter i disse leverandørkjedene.
- Leverandørkjeden på tekstiler og fottøy
- Leverandørkjeden på kontorrekvisita
- Leverandørkjeden på elektroniske produkter
- Leverandørkjeden på profilartikler
- Leverandørkjeden på møbler og interiør
Office24 har kartlagt risiko ved hjelp av en leverandørundersøkelse, og vi har gjort en konsekvensvurdering og en vurdering av sannsynligheten for negativ påvirkning på menneske- og arbeidstakerrettigheter i våre forhandlerkjeder.
Risikovurderinger har vært basert på:
- Produksjonsland for råvare og / eller produkt
- Leverandørens aktsomhetsvurderinger av sine underleverandører og samarbeidspartnere
- Leverandørens sertifiseringer og kontraktsvilkår med sine underleverandører og samarbeidspartnere
- Leverandørens bruk av 3.parts anerkjente revisorer
63% av våre underleverandører er omfattet av Åpenhetsloven.
77% av våre leverandører har utført aktsomhetsvurderinger etter OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv
Leverandørkjede Forbruksmateriell og Interiør
De aller fleste produktene våre av forbruksmateriell handler vi via vår hovedleverandør, som står for lager, logistikk og frakt av varer ut til våre kunder. Vår hovedleverandør er sertifisert i henhold til ISO9001 og ISO14001, og verifisert mot ISO26000 som handler om sosialt ansvar. Det forplikter i valg av leverandører, og de produkter og leverandører som er til stede i vår netthandel og via denne distributøren er vurdert i henhold til kriterier om samfunnsansvar, arbeidsforhold og menneskerettigheter i tillegg til miljø og organisasjon.
Office24 tilbyr et bredt utvalg av produkter, og det er mange leverandørledd å ta hensyn til. Mesteparten av produktene vi tilbyr er produsert i Europa, men det er også enkelte produkter som produseres i Asia, i land der det er en risiko for at menneske- og arbeidstakerrettigheter kan brytes. Vi må være oppmerksomme på risikoer i leverandørkjeden, og vi må jobbe kontinuerlig med våre leverandører og være oppdatert på at de til enhver tid gjør et tilfredsstillende arbeid med sine underleverandører.
Vi har gjennomført aktsomhetsvurderinger av våre leverandører av forbruksmateriell og interiør, med særlig fokus på deres produksjon og/eller innkjøp av råvarer fra land som er identifisert som risikofaktorer i vår kartlegging. Disse vurderingene har avdekket at de aller fleste av våre leverandører selv omfattet av Åpenhetsloven, eller at de gjennomfører egne aktsomhetsvurderinger av sine leverandører.
Leverandørkjeden Profilmedia
Den største andelen av profilmedia handler vi fra norske leverandører og leverandører innad i EU / EØS, der størsteparten av produksjonen foregår i Europa. Office24 har ett tett samarbeid med våre leverandører, og de største leverandørene våre har tatt ansvar og har jobbet målrettet med etisk handel i en årrekke for å sikre brudd på arbeidstaker- og menneskerettigheter. Ved hjelp av uavhengige granskninger, 3.parts revisjoner og fabrikkbesøk og tilfredsstillende krav til leverandørkjeden kan vi forsikre oss om at arbeidstaker- og menneskerettigheter er ivaretatt.
Vi vurderer høyere risiko for brudd ved leverandører som produserer varer og kjøper materialer og råvarer fra Asia. Dette er leverandører som vi har tett dialog med.
Tiltak
I tråd med vårt verdigrunnlag vil Office24 fortsette sitt arbeid med å begrense negative konsekvenser på arbeidstaker- og menneskerettigheter i hele vår leverandørkjede. Vi erkjenner at leverandørkjeden er kompleks, og vi vet at det forekommer risikoer for brudd blant våre leverandørkjeder og samarbeidspartnere, og at dette er et arbeid som vil kreve fortsatt høyt fokus fremover. Det er avgjørende å sikre at alle involverte parter oppfyller våre standarder for samfunnsansvar.
Vår leverandørundersøkelse har avdekket at det det i år er en økende grad av aktsomhetsvurderinger og kontroll i leverandørkjeden da det er økt krav til åpenhet i forbindelse med Åpenhetsloven. Flere leverandører viser til arbeidet de nå gjør, og vil levere en grundig redegjørelse når dette arbeidet er klart. Dette er redegjørelser vi vil gjennomgå, og ved spørsmål eller avvik vil den enkelte leverandøren følges tett. Enkelte leverandører har frastått å svare på leverandørundersøkelsen, og begrunnet dette med at de nå jobber med sine redegjørelser. Deres redegjørelser vil danne ett viktig grunnlag for våre tiltak fremover.
Leverandørundersøkelsen har avdekket et fåtall leverandører som ikke har utført aktsomhetsvurderinger av underleverandører. De leverandører som ikke utfører egne aktsomhetsvurderinger og i tillegg har produksjon og / eller handel med land utenfor EU / EØS vil vi knytte sterkere bånd til for å forsikre at våre etiske retningslinjer er ivaretatt i forhandlerkjeden.
Det er en utfordring på graden av kontroll lengre ut i leverandørkjeden, det er lettere å kontrollere sluttproduksjonen enn råvareproduksjonen, og vår utvidede aktsomhetsvurdering har avdekket at informasjon om råvare er mangelfull hos enkelte underleverandører. Dette er i noen tilfeller begrunnet med leverandørens ønske om å beskytte forretningshemmeligheter, men det kan også i enkelte tilfeller være fordi våre leverandører ikke har hatt samme fokus på råvareproduksjon som på egen produksjon. Dette må vi som organisasjon ha søkelys på, og vi skal stille høyere krav til informasjon om råvarenes opprinnelse i tiden fremover.
Under pandemien ble det meldt om en økning av risikofaktorer, og stengte grenser i produksjonsland begrenset muligheten for gjennomføring av kontroller av produksjonen. Nå er dette normalisert, og det er igjen en økning av eksterne revisjoner ved fabrikker og leverandører – noe som vil bidra til å styrke arbeidet med åpenhet i våre leverandørkjeder.
Vi har i våre aktsomhetsvurderinger ikke avdekket brudd på arbeidstaker- eller menneskerettigheter.
Varsling og rett til informasjon
Med varsling menes å melde ifra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Varsling kan skje internt i virksomheten eller til myndighetene. Rutiner for intern varsling er nedtegnet i personalhåndboken.
Henvendelser og spørsmål knyttet til Office24s arbeid med arbeidstaker- og menneskerettigheter kan rettes til kundesenter@office24.no og vil besvares i løpet av tre uker.